ChatBot CIWIN

Chatbot CWN — PT Creative Widya Nusantara

Tentang Fitur

Sebagai pelengkap sistem ERP, saya mengembangkan sebuah chatbot internal berbasis teks yang terintegrasi langsung dengan database ERP. Chatbot ini dirancang untuk memberikan akses cepat terhadap data operasional tanpa perlu membuka halaman-halaman terpisah di sistem, sehingga Sales Force, Team Leader, maupun Manajemen dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan secara langsung melalui antarmuka percakapan.

Permasalahan

Meskipun ERP sudah menyediakan data secara lengkap, pengguna di lapangan — terutama Sales Force — membutuhkan cara yang lebih cepat dan sederhana untuk mengakses informasi harian mereka. Membuka dashboard, memilih filter, dan menavigasi halaman dianggap kurang efisien, terutama saat diakses melalui perangkat mobile.

Solusi

Chatbot dihadirkan sebagai antarmuka percakapan yang terhubung langsung ke ERP. Pengguna cukup menekan tombol menu yang tersedia untuk langsung mendapatkan data yang relevan sesuai peran mereka — tanpa perlu mengetik perintah panjang.

Fitur Chatbot

Quick-Reply Buttons
Chatbot dilengkapi tombol pintasan menu di bagian bawah layar yang mencakup: PS, MoM, Paket Terjual, Billing, Fee Sales, Racing Sales, KPI, dan Cek Billing.

Akses Data Berdasarkan Peran (Role-Based)
Data yang ditampilkan disesuaikan otomatis berdasarkan peran pengguna yang sedang login:

• Sales Force — dapat melihat data PS penjualan pribadi, informasi gaji/payroll, dan riwayat tagihan billing pelanggan dari bulan 1 hingga bulan 6, lokasi tower internet untuk masing masing titik koordinat pelanggan.
• Team Leader — dapat memonitor rekapitulasi PS penjualan seluruh anggota tim, performa MoM, dan pencapaian KPI tim.
• Manajemen — mendapatkan akses ringkasan data operasional lintas tim dan wilayah.

Pemilihan Periode Laporan
Saat meminta laporan PS atau data tertentu, chatbot menampilkan pilihan periode (bulan) sehingga pengguna bisa melihat data historis secara fleksibel.

Laporan Terstruktur
Data yang ditampilkan disajikan dalam format terstruktur di dalam chat — lengkap dengan nama, NIK, agency, role, breakdown per wilayah/WOK, hingga total keseluruhan.

Teknologi

• Python
• Django
• PostgreSQL
• JavaScript
• jQuery

Peran Saya

Dalam pengembangan chatbot ini, saya bertanggung jawab atas:

• Perancangan alur percakapan dan logika quick-reply buttons.
• Pengembangan backend untuk query data dari database ERP sesuai peran pengguna.
• Integrasi chatbot ke dalam antarmuka sistem ERP yang sudah berjalan.
• Implementasi filter periode dan penyajian data terstruktur di dalam chat.

Hasil

Chatbot berhasil mempercepat akses informasi harian bagi seluruh pengguna ERP. Sales Force tidak perlu lagi membuka beberapa halaman untuk mengecek data penjualan, gaji, atau billing pelanggan — cukup lewat satu antarmuka chat yang responsif dan mudah digunakan, bahkan dari perangkat mobile.